Business Case: Der Leitfaden zum Schreiben eines Business Case

Der Business Case ist ein wesentliches Entscheidungsinstrument im Projektmanagement. Wie ist dieses Analysedokument vorzubereiten, zu schreiben und zu präsentieren?

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Verstehen, was ein Business Case im Management ist

Was ist ein Business Case?

Am Anfang eines jeden Projekts steht eine wesentliche Frage: Warum sollte das Unternehmen dieses Projekt starten? Was kann es gewinnen, wenn es dieses Projekt entwickelt? Lohnt sich der Aufwand? Um die richtige Entscheidung zu treffen, ist eine detaillierte Analyse unerlässlich – und genau dafür erstellen wir einen Business Case. Der Business Case wird manchmal als „Chancenstudie“ oder „Finanzanalyse“ übersetzt und ist ein Projektplanungsdokument: ein strukturierter Vorschlag, der darauf abzielt, den Start eines Großprojekts zu rechtfertigen, indem alle wesentlichen Aspekte berücksichtigt werden (Kontext, Relevanz, Kosten, Gewinne, Risiken usw.). Je nach Größe des Projekts kann ein Business Case auf eine einzige Seite passen oder eine umfangreiche Datei umfassen – als PDF oder Präsentation.

Vergleich: Business Case vs. Businessplan

Aufgrund der Ähnlichkeit der beiden Begriffe werden Business Case und Businessplan häufig verwechselt. Es handelt sich jedoch um zwei separate Dokumente, die unterschiedliche Anforderungen erfüllen. Hier ein Vergleich, um besser zu verstehen, was sie voneinander unterscheidet.

Business Case

Taktisches Dokument, das kurz- oder mittelfristig einem bestimmten Projekt gewidmet ist
Bewertet die Durchführbarkeit eines Projekts für das Unternehmen als Ganzes oder für eine bestimmte Abteilung
Aufgebaut auf konkreten Elementen: den finanziellen, personellen und materiellen Ressourcen, die dem Unternehmen zu einem bestimmten Zeitpunkt zur Verfügung stehen
Stellt die Gründe dar, die den Start oder die Fortsetzung eines Projekts rechtfertigen
Demonstriert das Rentabilitätspotenzial einer Idee oder Gelegenheit – zur Präsentation vor Entscheidungsträgern

Businessplan

Strategisches Dokument, das einen umfassenden und langfristigen Ansatz widerspiegelt
Schlägt einen Wachstums- und Nachhaltigkeitsplan für das gesamte Unternehmen und die kommenden Jahre vor
Basiert auf Entwicklungsannahmen und einem langfristigen Zeitplan, der den Schwankungen des Marktes unterliegt
Definiert die Geschäftsstrategie des Unternehmens, seine langfristige Vision, die einzusetzenden Mittel und die erwarteten Ergebnisse
Hilft, Investoren zu mobilisieren und sie davon zu überzeugen, sich an der Finanzierung eines unternehmerischen Projekts zu beteiligen

Wann schreibt man einen Business Case?

Die Erstellung und Präsentation eines Business Case ist sinnvoll, wenn ein Projektleiter die Machbarkeit einer Idee oder einer Geschäftsmöglichkeit beurteilen möchte. Das kann verschiedene Initiativen betreffen: die Einführung eines neuen Produkts oder einer neuen Dienstleistung, die Gestaltung einer neuen Kommunikationskampagne, das Hinzufügen einer Funktion in einem bestehenden Tool, die Eröffnung einer Verkaufsstelle oder Niederlassung, die Investition in einen neuen Dienstleister usw.

Der Business Case wird jedoch nicht ausschließlich für innovative Projekte verwendet: Es kann auch darum gehen, das Interesse an der Erneuerung oder Erhöhung der Investition in ein laufendes Projekt zu bewerten, die Zusammenarbeit mit einem Partner zu stärken, indem ihm mehr Aufgaben übertragen werden, oder die Funktionsweise einer Unternehmensabteilung zu verbessern. In jedem Fall muss diese Analyse den erwarteten Nutzen aufzeigen – aber auch die potenziellen Risiken, denen das Unternehmen ausgesetzt ist.

Einen Business Case schreiben, wozu?

Was nützt ein Business Case für ein Unternehmen?

Der Business Case ist ein Entscheidungsinstrument: Sobald er fertig ist, wird er dem Management vorgelegt, das auf der Grundlage der gesammelten und zusammengefassten Daten eine fundierte Entscheidung treffen und dem Projekt grünes Licht geben – oder nicht. Denn wenn der Projektleiter die Daseinsberechtigung seiner Idee sowie deren Implikationen klar vor Augen führt, muss er seine Argumente schriftlich festhalten und die Informationen mit den Stakeholdern teilen, damit alle auf dem gleichen Wissensstand sind. Es handelt sich also vor allem um ein Überzeugungsmittel: eine Akte, die die Relevanz einer Idee, die Rentabilität ihrer Umsetzung und den Mehrwert des Projekts aufzeigt. Ziel ist es, vom Management ein „Go“ oder ein „No-Go“ zu erhalten. Auch ein „No-Go“ ist in diesem Zusammenhang ein Erfolg, da durch eine solche Entscheidung andere interessantere oder profitablere Projekte priorisiert werden können.

Welche Fragen soll ein Business Case beantworten?

Um die Stärken eines Projekts so präzise und fundiert wie möglich darzustellen, muss ein Business Case fünf Hauptfragen beantworten.

1. Was?

Ein Business Case muss die Art des geplanten Projekts und die verschiedenen Unternehmensbereiche, die betroffen sind oder sein werden, detailliert erläutern: Geschäftsprozesse, Aktivitäten, Märkte, Produkte oder Dienstleistungen, betroffene Abteilungen usw. Kurz gesagt geht es darum, das Projekt in einen Kontext zu stellen.

2. Warum?

Welches Interesse hat das Unternehmen daran, dieses neue Projekt zu starten oder das aktuelle Projekt fortzusetzen? Auf diese Frage muss der Business Case eine Antwort geben, indem er konkrete Elemente in Form von Vorteilen und finanziellen Gewinnen für die Organisation liefert. Ziel ist es zu zeigen, dass dieses Projekt im Einklang mit den strategischen Zielen des Unternehmens steht.

3. Wer?

Jedes Projekt erfordert den Einsatz von Mitarbeitern, die für die Umsetzung und das Erreichen der geplanten Ziele unerlässlich sind. Der Business Case muss diese Ressourcen spezifizieren, indem er die betroffenen Stakeholder benennt: verantwortliches Projektteam, interne Experten und Berater, Partner sowie externe Dienstleister.

4. Wie viel?

Die Budgetfrage ist entscheidend im Entscheidungsprozess über ein Großprojekt. Der Business Case muss die anfallenden Kosten und den erwarteten Nutzen für das Unternehmen genau beziffern, um die Rentabilität des Projekts in seiner Gesamtheit zu berechnen.

5. Wann?

Ein Business Case dient der Darstellung eines kurz- oder mittelfristig umzusetzenden Projekts – im Gegensatz zu einem Businessplan, der einen langfristigen Ansatz widerspiegelt. Daher ist es wichtig, den zeitlichen Rahmen für die Umsetzung abzuschätzen. Das ermöglicht auch eine bessere Einschätzung der dafür aufzuwendenden Kosten und Personalressourcen.

Einen Business Case schreiben: die Vorteile

Hilfe bei der Entscheidung

Der Business Case ist vor allem eine Entscheidungshilfe für das Management: Dort werden die Umsetzungsbedingungen und der Nutzen für das Unternehmen erläutert.

Geben Sie einen Überblick

Der Business Case gibt Entscheidungsträgern einen Überblick über das Projekt. Diese Vision beschreibt ihre finanziellen, menschlichen, praktischen und strategischen Aspekte.

Präsentieren Sie relevante Alternativen

Der Business Case stellt verschiedene Alternativen zum Projekt vor. Er legt alle Optionen auf den Tisch und erläutert jeweils deren Auswirkungen auf das Unternehmen.

Identifizieren Sie potenzielle Risiken

Der Business Case zeigt die potenziellen Risiken auf, die dem Projekt innewohnen. Dadurch ist es möglich, diese zu antizipieren und wirksame Gegenmaßnahmen rechtzeitig vorzubereiten.

Mit Argumenten überzeugen

Der Business Case demonstriert den Wert des Projekts, indem er sich auf strukturierte, effektive Argumente stützt und durch Zahlen untermauert wird. Es ist ein mächtiges Überzeugungsinstrument.

Optimieren Sie das gesamte Projekt

Der Business Case bietet eine detaillierte Analyse eines bestimmten Projekts. Dadurch ist es möglich, etwaige Mängel bereits im Vorfeld zu erkennen und Korrekturen zu Optimierungszwecken vorzunehmen.

Gut zu wissen

Zusätzlich zum Business Case ist es üblich, eine vergleichende Studie zu erstellen, die die Status-quo-Option darstellt. Das läuft darauf hinaus zu analysieren, was mit dem Unternehmen passiert, wenn es nicht gemäß dem eingereichten Projekt handelt: Kosten, Risiken und entgangene Erträge.

Die Schlüssel zum Schreiben eines effektiven Business Case

Einen Business Case schreiben: ein Prozess, der nicht unterschätzt werden sollte

Das Schreiben eines Business Case sollte sorgfältig angegangen werden. Auch wenn seine Vorbereitung und Präsentation extrem wichtig sind, ist es ebenso entscheidend zu wissen, wie man einen Business Case richtig schreibt: einem gut ausgearbeiteten Plan folgen und keine wesentlichen Teile vergessen. Was den Autor betrifft, so ist es im Allgemeinen der Projektleiter oder der Manager des vorschlagenden Teams. Es ist jedoch möglich – und sogar empfehlenswert –, sich von externen Experten unterstützen zu lassen, die über die Fähigkeiten verfügen, diese Art von Dokumenten zu erstellen und daraus ein echtes Überzeugungsmittel zu machen.

Die 9 Hauptbestandteile eines Business Case

  • Präsentation der Gelegenheit

    Jede Analyse zielt darauf ab, ein Problem zu lösen oder eine Chance aufzuzeigen. Ihr Business Case muss daher mit diesem entscheidenden Punkt beginnen: der Darstellung des Projekts und seines Kontexts. Aber ohne zu viele Details an dieser Stelle zu nennen, da die Details später zur Verfügung gestellt werden. Dieser Teil soll es den Lesern ermöglichen, den Zweck des Projekts und den Umfang der später vorgeschlagenen Maßnahmen zu verstehen.

  • Situationsanalyse

    Diese Phase der Erstellung des Business Case besteht darin, die Grenzen des Projekts zu definieren und es in seinen Kontext einzuordnen. Dazu gehören die Festlegung der zu erreichenden Ziele und deren Verknüpfung mit der Gesamtstrategie des Unternehmens, aber auch die Bereitstellung zusätzlicher Elemente (finanziell, ökologisch, wettbewerbsorientiert, intern oder extern usw.), die es dem Leser ermöglichen, die Themen auf einen Blick zu verstehen.

  • Vergleich der Optionen

    In dieser Phase ist es wichtig, die möglichen Alternativen zum Projekt aufzuzeigen. Was waren die anderen Optionen? Warum wurde dieser gewählt und nicht ein anderer? Ziel ist es, zu zeigen, dass dieses Projekt aus einer fundierten Entscheidung resultiert, die sich aus einer gründlichen Analyse des Marktes ergibt, und die Faktoren (strategisch, wirtschaftlich, kommerziell usw.) zu beschreiben, die zu dieser Entscheidung geführt haben.

  • Die Mittel zu Engagieren

    In diesem Teil müssen allgemeine Angaben zu den Ressourcen gemacht werden, die zur Durchführung des Projekts mobilisiert werden müssen, ob materiell, personell oder finanziell. Wie hoch werden die geschätzten Kosten des Projekts sein? Welche Auswirkungen auf den Cashflow sind zu erwarten? Welche Variablen sind zu berücksichtigen? Dabei muss man nicht ultrapräzise sein: Es geht um die Bereitstellung von Größenordnungen.

  • Die wichtigsten identifizierten Risiken

    Da jedes neue Projekt mit Risiken verbunden ist, ist es wichtig, dass diese identifiziert und im Business Case angegeben werden: die wichtigsten bestehenden Risiken, die Wahrscheinlichkeit ihres Eintretens und die potenziellen Auswirkungen auf das Geschäft. Denken Sie auch daran, die Einschränkungen zu berücksichtigen, die den Fortschritt des Projekts beeinträchtigen: notwendige Rekrutierung, Notwendigkeit der Suche nach externen Fähigkeiten, fehlende Tools usw.

  • Die wichtigsten erwarteten Gewinne

    Dieser Abschnitt des Business Case widmet sich dem erwarteten Nutzen nach Abschluss des Projekts. Ihre Existenz rechtfertigt ihre Umsetzung. Sie können quantitativ (Margen- oder Umsatzsteigerung, Kostensenkung etc.) oder qualitativ (bessere Kundenzufriedenheit, Verbesserung der Produkt- oder Servicequalität, Optimierung eines Geschäftsprozesses etc.) sein.

  • Der vorgesehene Aktionsplan

    Wie wird das Projekt umgesetzt? Diese Frage soll dieser Teil Ihres Business Case beantworten. Es umfasst alle Komponenten des Projektablaufs: Name der verantwortlichen Person(en), Stakeholder, notwendige Schritte, detaillierter Aktionsplan, Fortschrittskontrolle, Kommunikationsplan etc.

  • Der Projektplan

    Der Zeitplan ist die Materialisierung des Aktionsplans: Er beschreibt detailliert die Abfolge der Phasen bei der Realisierung des Projekts, aber auch die beteiligten Personen für jeden gesetzten Meilenstein. Es ist eine Art allgemeiner Fahrplan, der die Form eines Gantt-Diagramms annehmen kann (ein beliebtes Werkzeug im Projektmanagement).

  • Zusammenfassung der Analyse

    Die Synthese (auch „Executive Summary“ genannt) muss an den Anfang des Business Case gestellt werden, muss aber unbedingt zuletzt geschrieben werden. Es geht darum, die Hauptlinien des Dokuments in klarer und verständlicher Sprache zusammenzufassen: anfängliches Problem oder Gelegenheit, einzusetzende Ressourcen, Nutzen und Risiken, Fristen usw. Diese Zusammenfassung soll es ermöglichen, die Natur des Projekts zu verstehen und seine verschiedenen Parameter zu bewerten.

Wie bereitet man einen Business Case vor und präsentiert ihn?

Erstellung und Präsentation des Business Case: zwei entscheidende Schritte

Auch wenn die Erstellung eines Business Case komplex und heikel ist, ist es ebenso wichtig, darüber nachzudenken, was diese Arbeit umgibt: insbesondere die Erstellung des Dokuments und dann, sobald es geschrieben ist, seine Präsentation vor den betroffenen Personen. Ein Business Case kann sich nämlich nicht damit begnügen, Listen (mit Zielen, Mitteln, Ressourcen usw.) zu erstellen und Tabellen mit Zahlen zu zeigen. Es ist notwendig, das Projekt in den strategischen Kontext des Unternehmens zu stellen, die Gründe zu erläutern, die es notwendig machen, und dafür zu sorgen, dass die dort gemachten Empfehlungen tragfähig sind. Aus diesem Grund möchten wir Ihnen am Ende dieses Leitfadens einige wertvolle Ratschläge für die Vorbereitung und Präsentation Ihres Dokuments geben.

Unsere Tipps zur Erstellung und Präsentation Ihres Business Case

Mit den richtigen Personen zusammenarbeiten

Um einen Business Case effektiv zu schreiben, empfiehlt es sich, im Team zu arbeiten und kompetente Personen einzubeziehen – alle, die direkt oder indirekt von der im Dokument beschriebenen Gelegenheit betroffen sind oder an seiner Erstellung mitwirken. Das ist der beste Weg sicherzustellen, dass das Dokument vollständig, relevant und so präzise wie möglich ist.

Die Machbarkeit von Vorschlägen überprüfen

Angesichts der Risiken, die auf dem Unternehmen lasten, wenn es das Projekt startet, muss sichergestellt werden, dass die im Business Case enthaltenen Vorschläge tragfähig sind. Konsultieren Sie die Stakeholder vorab, um die Machbarkeit Ihrer Ideen zu prüfen. Holen Sie dann während der Entwicklung des Business Case regelmäßig Feedback ein, damit Fehler sofort identifiziert und korrigiert werden können.

Die Schreibreihenfolge frei wählen

Während die Zusammenfassung üblicherweise zuletzt geschrieben wird (wie eine Einleitung zu einem Artikel), können die übrigen Teile des Business Case in beliebiger Reihenfolge verfasst werden – je nach Kenntnisstand, Vorlieben der Autoren oder schlicht den Zeitplänen der Beteiligten. Am Ende müssen die verschiedenen Abschnitte nur noch in die logische Reihenfolge gebracht werden.

Zurückgehen und optimieren

Beim Schreiben eines Business Case kann kein Abschnitt als endgültig abgeschlossen gelten, bevor das Gesamtdokument fertig ist. Gehen Sie ruhig zurück, um Ihre Arbeit zu verfeinern. Lassen Sie die verschiedenen Abschnitte von internen Experten Korrektur lesen – etwa den Finanzteil vom CFO. Sobald der Inhalt vollständig ist, organisieren Sie eine abschließende Überprüfung mit allen Beteiligten, um sicherzustellen, dass alle Informationen korrekt sind.

Auf die Präsentation des Dokuments achten

Ein Business Case soll nicht nur intern verbreitet, sondern auch Entscheidungsträgern präsentiert werden. Eine gute Präsentation erläutert kurz die Besonderheiten des Projekts (durch Beantwortung der Fragen: Was, Warum, Wer, Wie viel und Wann) und geht dann auf die damit verbundenen Risiken ein, um Zweifel auszuräumen. Um die Präsentation dynamischer zu gestalten, können Sie beispielsweise eine Diashow oder ein Video erstellen.

Gut zu wissen

Die Verwendung eines Projektmanagement-Tools (Trello, Buddy, Teamwork usw.) wird dringend empfohlen, um die Umsetzung Ihrer Initiative zu überwachen und gleichzeitig sicherzustellen, dass die im Business Case festgelegten Meilensteine ​​eingehalten werden. Ein solches Tool ermöglicht es den Beteiligten, in Echtzeit über den Fortschritt des Projekts informiert zu werden und genau zu wissen, welche Rolle sie wann spielen müssen.

Unser Anspruch

Expertise – Seit 2010 haben wir mit mehr als 2.000 Kunden in 90 Ländern zusammengearbeitet. Diese Erfahrung ermöglicht es uns, genau auf Ihre Herausforderungen einzugehen.

Hingabe – Wir sind ein Team von Enthusiasten, die ständig die Entwicklungen in der Branche verfolgen. Diese Einstellung garantiert Ihnen, mit Beratern zusammenzuarbeiten, die sich Ihrem Erfolg verschrieben haben.

Leistung – Wir unterstützen Sie bei der Umsetzung einer datengesteuerten, digitalen Strategie zur Erreichung Ihrer Geschäftsziele und Verbesserung Ihres Wachstums.

Häufig gestellte Fragen

Was ist ein Business Case im Management?

Ein Business Case ist ein Projektplanungsdokument: Es ist ein strukturierter Vorschlag, dessen Zweck es ist, den Start (oder die Fortsetzung) eines Großprojekts innerhalb eines Unternehmens zu rechtfertigen. Der Business Case zeigt die zu erreichenden Ziele, die umzusetzenden Mittel und die für das Projekt bereitzustellenden Ressourcen sowie den Nutzen, den die Organisation daraus ziehen kann, und die Risiken, die sie eingeht.

Warum einen Business Case für Projektmanagement schreiben?

Ein Business Case ist vor allem eine Entscheidungshilfe, die Entscheidungsträgern an die Hand gegeben wird, damit sie dem betreffenden Projekt zustimmen (oder nicht). Diese Unterstützung soll überzeugen: Deshalb soll sie die Relevanz und den Mehrwert einer Idee sowie den Nutzen, den das Unternehmen daraus ziehen kann, aufzeigen. Für den Projektleiter ist es eine Möglichkeit, seine Vision der Dinge anhand konkreter Elemente zu teilen.

Wie schreibt man einen Business Case?

Das Schreiben eines Business Case erfordert die Erstellung einer Reihe von Abschnitten. Das Dokument sollte idealerweise eine Präsentation, eine Analyse der Situation, einen Vergleich der Optionen, der zu verwendenden Mittel, der identifizierten Risiken und Vorteile, einen Aktionsplan, einen Zeitplan für die Umsetzung und schließlich eine Zusammenfassung (anzulegen der Anfang). Besser ist es, einen Business Case zu schreiben, sich mit kompetenten Leuten auf dem betreffenden Gebiet zu umgeben oder gar einen externen Dienstleister hinzuzuziehen.

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