Die vollständige Anleitung zum Erstellen eines effektiven Newsletters

E-Mail-Anbieter prüfen eingehende Nachrichten auf ihre Glaubwürdigkeit. Diese Prüfung basiert auf der Reputation der sendenden Domain, der Regelmäßigkeit des Versands, der Bounce-Rate (Anzahl nicht zustellbarer E-Mails aufgrund falscher Adressen) und Nutzerbeschwerden (wird eine E-Mail als Spam markiert, kann der Domainname blockiert werden).

Die Authentifizierung durch Domainvalidierung ist eine weitere Barriere, die von Postfächern und E-Mail-Anbietern errichtet wird. Damit soll überprüft werden, ob die in der Absenderadresse genannte Domain tatsächlich die Versandquelle ist – um Phishing und Identitätsdiebstahl zu verhindern. Wichtig beim Einsatz eines Newsletter-Tools: Stellen Sie sicher, dass die Nachrichten von Ihrem eigenen Domainnamen versendet werden.

Da es für Unternehmen selten rentabel ist, eine eigene E-Mail-Infrastruktur zu betreiben, werden meist Newsletter-Tools genutzt. Damit Ihr Newsletter die Barrieren der E-Mail-Anbieter überwindet, achten Sie darauf, dass Ihr Tool eine dedizierte statt einer gemeinsam genutzten IP-Adresse verwendet. Andernfalls könnten Ihre E-Mails direkt im Spam landen.

Die inhaltliche Qualität beeinflusst die Zustellbarkeit. Inhalte müssen relevant sein, um das Risiko von Abmeldungen oder Spam-Einstufungen zu minimieren. Der Domainname sollte professionell und den Empfängern bekannt sein. Das Text-Bild-Verhältnis sollte ausgewogen bleiben. Die Gesamtgröße der Nachricht sollte idealerweise 150 KB nicht überschreiten. Vermeiden Sie in der Betreffzeile von E-Mail-Anbietern als problematisch eingestufte Begriffe wie „kostenlos", „Liebe", „Extra", „Verdienst" oder „Herzlichen Glückwunsch".

Eine unerwünschte E-Mail kann als Spam eingestuft werden, und eine Domain, die zu viel Spam versendet, kann auf die Blacklist gesetzt werden. Stellen Sie daher sicher, dass alle Kontakte in Ihrer Empfängerliste zugestimmt haben. Richten Sie ein Opt-in-Verfahren ein (Double statt Single Opt-in), bieten Sie personalisierte Inhalte an und zeigen Sie in jeder E-Mail eine Abmeldeoption an.

Die Abonnenten Ihrer Mailingliste müssen nicht nur dem Empfang Ihres Newsletters zugestimmt haben – Sie müssen auch nachweisen können, dass und auf welche Weise sie dies getan haben. Diese Verpflichtung gilt für alle erhobenen personenbezogenen Daten, nicht nur für solche, die nach Inkrafttreten der DSGVO erfasst wurden.

Der Zweck der Verarbeitung personenbezogener Daten muss im Formular klar erläutert werden. Sie müssen erklären, warum Sie diese Informationen benötigen (in diesem Fall zum Versand eines Newsletters) und die geplante Versandhäufigkeit angeben. Die erhaltenen Adressen dürfen nicht für andere Zwecke verwendet werden, etwa für E-Mail-Marketing-Kampagnen.

Jede Ihrer E-Mails muss einen funktionierenden und gut sichtbaren Abmeldelink enthalten sowie das entsprechende Verfahren erläutern. Dieser Link muss auf eine Seite verweisen, die dem Nutzer eine unkomplizierte Abmeldung ermöglicht. Sie können die Gelegenheit nutzen, nach den Gründen zu fragen, um Ihre E-Mail-Strategie zu optimieren.

Sobald sie Ihre E-Mails erhalten, müssen die Kontakte auf Ihrer Empfängerliste ihre Rechte in Bezug auf ihre personenbezogenen Daten geltend machen können: Recht auf Auskunft, Datenübertragbarkeit, Berichtigung oder Löschung (das sogenannte „Recht auf Vergessenwerden"). Sie müssen ihnen außerdem erklären, wie sie diese Rechte ausüben können.